Crear contenido de calidad es una tarea que suele demandar mucho tiempo. Razón por la cual las empresas buscan constantemente fórmulas para agilizar el proceso, una de ellas es la metodología Scrum.
Esta metodología Agile crea las condiciones para tener un equipo motivado y dinámico (BBVA, 2020), capaz de crear y ejecutar un calendario óptimo con contenido de valor que genere más clientes potenciales, aumente su reconocimiento y potencie sus ventas.
Además, resulta muy eficiente para el content marketing. Descubre todo su potencial.
Scrum para crear contenido: ¿cómo funciona y por qué es excelente?
Según Jeff Sutherland, creador de la metodología Agile Scrum, esta se diseñó para permitir a los equipos de desarrollo promedio “auto organizarse en equipos de alto desempeño” (Sutherland, 2021).
Él junto a Shwaber, crearon una metodología que, sin duda alguna, acertó en sus objetivos. Así lo demuestra un estudio que da cuenta de un aumento de la productividad estimado entre 300 a 400% (2021). Pero, además, las empresas también pueden esperar otros beneficios, entre los que se cuenta:
• Optimización de la gestión del tiempo.
• Simplificación del proceso de planificación.
• Equipos enfocados en un mismo objetivo.
• Aumento de la calidad del contenido.
• Incremento de la energía del equipo.
Conoce los conceptos clave para entender Scrum
Al trabajar con Scrum en la creación de contenido, es importante familiarizarse con algunos términos clave:
Content Backlog
Consiste en una lista de proyectos o trabajos ordenados por prioridades. En esta lista se describen todos los temas e iniciativas que tiene que hacer el equipo, su hoja de ruta y los requisitos para desarrollarlas.
Sprint planning
Un sprint es un período de tiempo breve pero fijo en el que un equipo de scrum trabaja para completar un trabajo y alcanzar una meta determinada. Los tiempos en esta metodología son iterativos e incrementales (Carulla, 2021).
La planificación de los periodos o Sprint planning es la reunión en la que el equipo elige qué cosas del backlog se harán en la próxima iteración.
Eventos
Las metodologías Agile son sobre crear ritmo. Para esto, será necesario organizar tres tipos de reuniones: las diarias (Daily Scrum), las de final de sprint y las de revisión retrospectiva.
Scrum board
El tablero de tareas es una herramienta visual en la que se deja reflejadas las tareas o actividades que cada miembro del equipo tiene asignadas. De igual modo, se debe dejar constancia del grado de desarrollo en el que se encuentra dicha tarea.
Scrum para crear contenido, paso a paso
A continuación, conocerás el paso a paso para la creación de contenidos con esta metodología. Síguelo al pie de la letra.
1. Establece los roles de cada uno de los responsables del proyecto
Este método se basa en crear roles para cada uno de los involucrados en el proyecto. Para aplicarlo en content marketing, los roles básicos son los siguientes:
Product owner (PO):
Es el encargado de cuidar el content backlog y la financiación del proyecto (Carulla, 2021). En ese sentido, analiza su valor comercial. Además, su rol más importante es maximizar el rendimiento del equipo.
Scrum master (SM):
Es la persona responsable del contenido. Además, supervisa y ayuda al equipo a comprender y practicar Scrum. Para ello, se asegura de que el marco se aplique correctamente y de que se cumplan los objetivos de cada sprint.
Development team:
Son los miembros del equipo que van a desarrollar el contenido necesario para cumplir con el sprint. Con ellas se organiza el sprint planning.
Es importante destacar que en esta metodología no existen jerarquías. En su lugar, hay una estructura vertical y transparente que mantiene una comunicación activa y colaboradora.
2. Organiza el content backlog
Un buen backlog combina perfectamente actividades regulares (por ejemplo: publicar 8 artículos) con actividades excepcionales. Estas últimas se incorporan al proyecto como retos profesionales y sirven como estrategia de motivación individual y de equipo.
Para organizarlo, el primer paso es seleccionar los temas de los cuales se desligarán algunos proyectos, historias y tareas. Estos temas pueden ser:
• Mejorar la adquisición de leads.
• Tener mejor reconocimiento en la industria.
• Cualquier otro que desees lograr.
Sin embargo, ten en cuenta que el backlog puede cambiar en cualquier momento.
3. Planifica el primer Sprint
En Scrum, los equipos operan en pequeñas iteraciones llamadas “sprints”. Estas pueden realizarse con diferencias de varias semanas; y, en la medida en la que se avance en la ejecución del proyecto, pueden ir reduciendo estos tiempos.
Puedes comenzar realizando sprints mensuales; luego, al alcanzar un ritmo adecuado, pasar a hacerlos cada dos semanas. En estas reuniones se suelen discutir las reglas a seguir sobre las condiciones, extensión y calidad de los entregables.
4. Revisión y seguimiento
El seguimiento es imprescindible para optimizar proyectos con metodologías ágiles. Por eso, el equipo debe reunirse para realizar revisiones constantes de los textos. De igual manera, se deben chequear las tareas terminadas para que se pueda dar inicio a su siguiente fase.
Estas reuniones conviene hacerlas a diario. Preferiblemente, al comenzar el día y por no más de 15 minutos. En ellas, se discute acerca de lo que se ha hecho; la evolución que se ha tenido y planes para el día. De este modo, se detectan a tiempo los “cuellos de botella”.
Sin embargo, no es suficiente con reunirse, ya que el éxito en esta estrategia está supeditado a un factor clave: el feedback. Las razones tienen que ver con el estímulo creativo y la motivación. Veamos más profundamente este tema.
En primer lugar, el equipo cuenta con un coaching (Scrum Máster) que les orienta acerca de cómo abordar un texto. Por ejemplo, al sugerir cuáles keywords privilegiar al crear un texto, les ayuda también a superar bloqueos creativos. Por estas razones se convierte en un referente.
Asimismo el reconocimiento actúa como motivador. Al ser reconocido por las tareas bien realizadas, cada persona (y, en general, el equipo) se sienten motivados y aumentan su productividad. Un factor muy importante en la gestión de la cultura del mérito y el alto rendimiento.
Este aumento de la productividad se estima en una media de 3 a 4 veces con relación a los equipos que trabajan por su cuenta (Ahijado, 2022).
5. Revisión retrospectiva
Al finalizar cada sprint, también se debe revisar el progreso en la cantidad de proyectos e historias que se planteó realizar, con respecto a los que se terminaron. Así como la cantidad de correcciones hechas y los pedidos imprevistos.
De esta manera, se obtienen referencias para identificar retrasos y se determinan, por medio de discusiones reflexivas: los retos, las nuevas ideas y las buenas prácticas que se aplicarán en el siguiente sprint.
Orientaciones finales
Los componentes tecnológicos son clave para trabajar con esta metodología.
Se pueden agregar aplicaciones y tecnología que sea útil al equipo para sus necesidades específicas. Desde 2022, por ejemplo, se dispone de diversas herramientas de Inteligencia Artificial. Estas pueden ser útiles para organizar, automatizar y agilizar el proceso de investigación.
Recuerda: la labor de un especialista en marketing de contenido no consiste solo en comprender cómo escribir un blog; también es necesario que entienda como optimizar las operaciones para la creación de contenido a escala.
Estrategias como el blogging, sigue siendo la más adecuada para generar engagement en un recurso propio como lo es el sitio web. Y, para ello, la metodología Scrum se destaca como una excelente herramienta.
¡Anímate a utilizarla!
Referencias
- Ahijado, M. (2022). El revolucionario sistema de trabajo para organizar equipos y celebrar éxitos. El País.
- Carulla, A. (2021). Introducción a las metodologías ágiles. Diposit.ub.
- Surherland, J. (2021). Los papeles Scrum: Tuercas, tornillos y orígenes de un marco ágil. (2020). Scrumic.
